Договор аутсорсинга

В российском законодательстве такой правовой институт, как «аутсорсинг», не представлен. Однако, поскольку одним из основополагающих принципов гражданского права является свобода договора, т.е. право заключать договор, не предусмотренный ГК РФ, данное обстоятельство не является препятствием для его использования. Отсутствие специального правового регулирования данного института означает, что договор аутсорсинга должен быть детально проработан сторонами с точки зрения налоговых, административных и гражданско-правовых последствий. В противном случае компания может столкнуться с рядом неприятных неожиданностей.

Разъясним суть некоторых общих положений, которые имеют большое практическое значение, когда заключается договор .

Необходимо иметь в виду, что результат работы привлеченного персонала, облеченный в документ с реквизитами компании-заказчика, например договор или налоговую декларацию, и представленный контрагенту или налоговой инспекции, порождает правовые последствия исключительно для компании-заказчика. Поэтому никакие ссылки на то, что декларация не подана вовремя или договор аутсорсинга плохо составлен не по вине компании, не помогут ей избежать правовых последствий. По данному вопросу уже существует судебный прецедент (постановление ФАС Московского округа от 1.04.2004 N КГ-А40/1386-04).

Поэтому ответственность и контроль должны стать основополагающими принципами при разработке и выполнении договора с аутсорсером и предоставленным им персоналом.

Аутсорсинговые услуги нередко используются с целью освобождения штатных сотрудников от рутинной работы и использования их профессиональных возможностей на более важных стратегических участках. Для того чтобы поставленная цель была достигнута, следует заранее как можно более конкретно очертить круг передаваемых привлеченному персоналу обязанностей, обсудить их с компанией-провайдером и предусмотреть некий переходный период для передачи документов и введения в курс дела. Будет нелишним назначить ответственным за указанные мероприятия кого-либо из штатных сотрудников, передав ответственному лицу также и полномочия по координации всех действий.

Обеспечение конфиденциальности, т.е. соблюдение коммерческой и служебной тайны заказчика, а также неразглашение персональных данных его, сотрудников и клиентов, которые могут стать известны привлеченному сотруднику, являются непременным условием договора аутсорсинга, в котором должна быть определена ответственность за его нарушение. Здесь определяющее значение имеет как подбор добросовестного провайдера ( с которым заключается договор аутсорсинга ) и закрепление соответствующих гарантий в договоре, так и ознакомление с процедурой доступа и работы с конфиденциальной информацией, установленной в компании-заказчике.

Непременный контроль и выставление соответствующих требований, касающихся квалификации и профессионального опыта привлекаемого персонала, являются необходимыми условиями, которые должны быть отражены в договоре.

В целях уменьшения налоговых рисков рекомендуется включить в договор аутсорсинга все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством, а именно предмет договора, порядок выполнения услуг и оплаты. Предмет договора должен быть сформулирован максимально конкретно. В тексте договора следует дословно использовать терминологию НК РФ. Если деятельность аутсорсера лицензируется, то необходимо проверить наличие лицензии и внести ее реквизиты в текст договора. Операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть правильно оформлены и подтверждены документами (договор (при необходимости — копия лицензии), счет-фактура, акт об оказании услуг, подписанный обеими сторонами договора).

Особое внимание следует уделить мерам ответственности. Привлеченный сотрудник за качество выполненной работы, а также за соблюдение трудовой дисциплины отвечает перед аутсорсером — своим работодателем — в рамках трудовых отношений. Поэтому заказчик должен предусмотреть в договоре компенсацию аутсорсером своих возможных потерь, понесенных вследствие некачественной работы привлеченного персонала, или нарушения им трудовой дисциплины. Ответственность может быть предусмотрена как в виде возмещения ущерба (включая упущенную выгоду), так и в виде штрафов (например, при нарушении трудовой дисциплины).

Передача бухгалтерского учета специализированной организации должна быть зафиксирована в приказе об учетной политике на соответствующий финансовый год. Если заключается договор аутсорсинга на ведение учета и составление отчетности, то необходимо определить конкретный перечень операций, которые будет выполнять сторонняя организация, разработать и утвердить график документооборота и установить сроки выполнения обязательств. По нашему мнению, договор аутсорсинга должен составляться с участием главного бухгалтера предприятия как специалиста, лучше всех владеющий ситуацией.

Когда заключается договор особое внимание стоит уделить ответственности компании — аутсорсера за недочеты, допущенные при ведении учета или составлении отчетности. Как мы уже говорили, компания, доверившая свой учет сторонней фирме, в соответствии с НК РФ продолжает нести за него ответственность. Сказанное означает, что в случае нарушений именно ей придется платить недоимки, штрафы и пени. Поэтому в договор аутсорсинга должен закрепить положение о том, что та организация, бухгалтеры которой сделали ошибку, и возместит суммы санкций. Однако не стоит забывать, что уголовную и административную ответственность за подобные нарушения несут руководитель и главный бухгалтер предприятия, которое наняло сторонних специалистов.

Существует один нюанс, на который следует обратить внимание при оформлении договора о сотрудничестве со сторонней организацией. Пункт 2 ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для первичных документов, один из которых — подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформление. Перечень лиц, имеющих право такой подписи, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, в договоре, а также в приложении к учетной политике целесообразно указать определенных сотрудников, которые могут подписывать первичные документы.

В случае если бухгалтерский учет осуществляет специализированная компания, то бухгалтерская отчетность подписывается руководителями обеих организаций. Все перечисленное можно отнести и к ведению налогового учета.

Перечислим функции, выполняемые аутсорсером, которые договор аутсорсинга должен нести в себе:

полный комплекс работ по ведению бухгалтерского и налогового учета;
составление первичных документов;
организация и ведение всего документооборота компании-клиента;
ведение договорной работы;
взаимодействие с банками;
составление оперативных отчетов по финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
составление оперативных отчетов по определенным аспектам хозяйственной и (или) финансовой деятельности предприятия;
проверка правильности составления первичных документов (соответствие применяемых форм, полнота и правильность заполнения всех реквизитов документов);
составление первичной документации на основании данных, предоставленных клиентом (платежные поручения, счета, счета-фактуры и пр.);
представление отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистики;
представление интересов клиента в налоговых органах, внебюджетных фондах, иных органах и учреждениях, связанных с исполнением обязанностей по ведению бухгалтерского и налогового учета (дача пояснений по поводу бухгалтерской и налоговой отчетности, в том числе во время выездных налоговых проверок, проведение сверок, получение справок и пр.)
ведение архива документов (систематизация и подшивка документов в тома, составление описей);
хранение архива документов клиента, в том числе по окончании налогового периода или по прекращении срока действия договора, предоставление информации по запросам клиента;
и др.